Teitkö virheen?
Arjen virheitä tapahtuu väistämättä. Tuskin ajattelet niitä sen kummemmin, sillä yleensä ne kiusaavat vain itseäsi ja jäävät omaan tietoosi. Useimmista seuraa lisävaivaa, tekstin uudestaan kirjoittamista, tai kadonneen tiedoston etsimistä. Toisinaan syntyy väärinkäsityksiä, mielipahaa ja haittaa muillekin.
Pienetkin virheet syövät kallista aikaasi ja ovat turhia.
Arjen konttorityön virheiden tekeminen ja estäminen riippuvat yksilön toiminnasta, eivätkä niiden korjaavat toimenpiteet ole minkään laatujärjestelmän tai prosessikuvauksen ulottuvilla.
Jotain näille silti kannattaisi tehdä.
Kiire altistaa
Kun mietin omia virheitäni, suurin osa syntyy kiireen tunteesta. Siis ei oikeasta kiireestä, vaan sen tunteesta. Tiedät varmasti tilanteen ”teen vain vielä tämän äkkiä”.
Olet kirjoittamassa viestiä, ja tulee keskeytys. Hyppäät hetkeksi asiasta toiseen ja jotain jää kesken. Tässä lajissa oma spesiaalini ovat keskeneräiset viestit, joita aina välillä löydän lojumassa outlookin luonnoslaatikosta.
Yrität muuttaa tiedoston nimeä, mutta Windows on maalannut koko nimen ja joudut kirjoittamaan sen uudestaan. Sekoat tiedoston versioissa ja alat vahingossa kirjoittaa juuri sen tekstin päälle, joka piti säilyttää. Hukkaat juuri tekemäsi tekstin. Et löydä tarvitsemaasi tiedostoa, kun se tallentui väärään paikkaan tai väärällä nimellä.
Vastaat sähköpostiin ”nopeasti, saman tien”. Jälkikäteen huomaat, että et ollut lukenut viestiä kunnolla. Siinä oli oikeasti aivan jotain muuta, kun mitä luulit. Tulit reagoineeksi olemattomaan asiaan, pahimmillaan kärjekkäästi.
Valmistellut toimintamallit auttavat
Toimenpideaikomus (”Implementation intention”) on yksinkertainen metodi, jonka on todettu auttavan erilaisten tapojen muuttamisessa. Kun toimenpideaikomukseen yhdistetään tulevien ongelmien ennakointi, syntyy vahva työkalu, jolla on mahdollista ohjata omaa toimintaansa haluttuun suuntaan.
Lyhyesti: tunnista toistuva tilanne, ja suunnittele etukäteen, miten toimit siinä.
Saksalais-amerikkalainen tutkija Gabrielle Öttingen on tutkinut tätä pitkään ja perusteellisesti (1). Tutkimuksen kohde oli positiivisen ajattelun vaikutus suunnitelmien toteuttamisessa. Siinä selvisi, että klassinen positiivinen ajattelu ei auta suunnitelmien toteuttamisessa. Pikemminkin päinvastoin, positiivisen lopputuloksen ajatteleminen ja siitä unelmointi vie fokusta toiminnasta, jota tarvitaan suunnitelmien toteutumiseen.
Suunnitelman toteuttaminen onnistuu huomattavasti paremmin, kun miettii etukäteen siihen mahdollisesti liittyvät esteet, ja valmistelee näihin tilanteisiin vastaavat toimintamallit.
Tämä koskee myös tapojen muuttamista arjessa sekä näitä vähemmän dramaattisia arjen pieniä tilanteita. Kun tiedät, missä tilateessa yleensä teet virheitä, voit varautua niihin.
Tässä muutama itse käyttämäni toimenpideaikomus arjen konttorityöhön:
Kun joku tulee kysymään jotain, kun minulla on asia kesken, sanon: ”odota hetki, kirjoitan tämän loppuun ja lähetän”. Jos en voi tehdä sitä, teen siitä virtuaalisen tai paperilapun muistutukseksi
Kun olen tallentamassa tiedostoa, vedän aina henkeä ennen lopullista klikkausta ja katson rauhassa, että tiedoston nimi ja tallennuspaikka ovat halutut ja oikein
Kun lähetän sähköpostia, tarkastan aina ennen lähetysnäpin painamista vielä kerran, että oikeat liitteet ovat kyydissä ja vastaanottajat varmasti oikein
Jos tulee kiireen tuntua tekemiseen, vedän henkeä ja muistutan itseäni olemaan rauhallinen
Toimenpideaikomus toimii muuallakin elämässä, vaikka kun yrität vähentää somettamista tai parantaa ruokailutottumuksia. Nämä onnistuvat yleensä pikkuaskelin. Sopivista toimenpideaikomuksesta saa muutoksen toteuttamiseen hyvän apuvälineen. Kokeile vaikka yhtä aluksi!
Ja muista, että kiire on ennen kaikkea tunnetila. Sitä ei saa aina pois, mutta sitä ei itse kannata lietsoa.
Rauhassa hyvä tulee.
(1) “Rethinking Positive Thinking, Inside the New Science of Motivation”, Gabriele Oettingen, Current, 2015 | 240 sivua | ISBN 9781617230233.
Kirja löytyy äänikirjana ainakin Bookbeatista englanniksi